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保險行業


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一、保險行業的應用

隨著 WTO 的加入,保險行業的競爭將日益激烈,核保、核賠處理業務是否準確、快速成為保險公司核心競爭力的關鍵,與此同時還要預防相應的經營風險。保險公司每時每刻都要圍繞著大量的信息進行業務處理:包括保單業務數據,還有我們必須面對的紙張文檔信息,其中包括各種客戶資料、申請單、保單等等。保險公司的業務基本都需要基于這些紙張的文檔資料來進行處理。

大部分保險公司現有的業務系統只是一個記錄系統,記錄下業務處理的數據、文檔狀態、審批狀態、保額、年期等等數據。而對于保險公司真正要保管和處理的業務資料,我們還是以手工的方式來進行傳遞和保管。這大大影響了整個系統的運作效率、客戶響應速度,同時這些文檔資料也無法實現充分的共享。

基于信息影像的保險業務系統在營業網點將業務資料掃描為電子影像,上傳至業務處理中心乃至總公司處理。在業務處理的每個環節業務資料都是以數字化的影像方式來進行傳遞和審核,從而大大提高了系統的響應速度。每筆業務將從以前幾天的處理時間可以大大地縮短到只需要十幾到幾十分鐘。同時通過專門的工作流實現,使得我們可以非常容易地去配合實際業務需求來改變我們的業務處理流程,從而極大地提高了業務系統的靈活度和可擴展能力。從而實現了分散經營,集中處理,有效的降低了經營風險,同時減少了用戶單證傳遞,加快了核保、核賠處理速度。大大提高了保險公司的競爭力。

 


二、數字化加工業務流程

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1、檔案交接

甲乙雙方共同到現場完成檔案資料的逐卷或逐份清點裝箱工作,清點完畢后由雙方負責人在檔案清單上簽字后生效;清點交接工作必須認真仔細,逐筆核對,不允許出現任何差錯。

乙方提取資料后立即移交數據給加工中心庫房,并由乙方庫房管理人員按照檔案清單進行核對,簽字后完成檔案資料的入庫,將檔案資料分類上架、建立加工批次。

2、檔案整理

按照加工批次的順序從庫房調卷,同時對所領批次做資料清點,核對無誤后調卷出庫,對所調檔案進行整理。

整理工作如下:按甲方要求將掃描件及非掃描件區分,非掃描件中將需要著錄條目的檔案與不需要著錄條目的檔案區分(如:發文底稿可不掃;重份文件可不掃;部分歷史報表可不掃,但需要進行條目著錄等);盡量不去除裝訂物進行檔案掃描,如果裝訂物影響掃描工作的可拆除裝訂物,拆除裝訂物時應注意?;さ蛋覆皇芩鷙?;重新編寫頁號,登記檔案待掃描文件頁號、件號標注等信息,同時標注需要特殊處理的文件頁號(為數字化加工工作在檔案上標注的信息在加工完畢后必須清除,以恢復檔案原貌),對破損影響掃描質量的檔案在整理的過程中修復,不影響掃描質量的檔案留待檔案恢復工序處理。

3、檔案修復

調取需要恢復的檔案,并按照相關要求,將檔案整理環節中未修復的由于年代久遠導致破損的文件托裱修復,更換目錄報表及卷皮根據甲方實際要求更換。檔案恢復完畢后提交檔案交接處入庫。

4、檔案掃描

獲取待掃描檔案,按照原件紙質、清晰度、色調選擇使用不同速率的掃描儀(高速、低速、平板)和掃描方式(黑白、彩色、灰度)對原件加工掃描。以文字為主的黑白頁面:采用200dpi黑白掃描,以單頁TIFF-CCITT-Group4無損壓縮格式存儲;反差不大的灰度頁面(以復印件為主):采用200dpi,8位灰度掃描,以單頁TIFF-CCITT-Group4無損壓縮格式存儲;彩頁(彩色照片、重要權證原件等):采用200dpi,24位彩色掃描,以單頁TIFF-CCITT-Group4無損壓縮格式存儲。

完成原件掃描后將檔案交給掃描質檢一校,進入下一批次任務。掃描后的文件歸檔裝盒入庫。

5、掃描校對

校對的任務分成二部分,一是對掃描圖像質量處理;二是核對文件有漏掃、錯掃部分給補掃,對于錯誤的掃描文件順序及文件命名給與糾正。二校重點在于確保每張圖像質量完全符合要求。

校對的職責是對掃描工序完成的掃描批次批量或逐張處理(去污、去黑邊、糾偏、局部處理等),確保影像信息與原檔案內容完全一致,包括正文內容、頁眉頁腳、手寫注釋、印鑒、印章等。所有掃描留下的黑線、指印或陰影都必須清除干凈。影像處理后頁面以達到視覺上基本不感覺偏斜為準,且影像版芯居中。

對于掃描文件達不到質量要求或使用了過高的掃描精度,必須進行重掃,對于漏掃部分補掃,檢查并調整掃描文件的順序,確保每張掃描文件的質量完全符合要求,對質量達不到要求的文件做進一步技術處理,直至指定批次的文件全部符合質量要求。

6、錄入掛接

獲取掃描校對完畢后的檔案,通過程序將掃描文件建立索引信息,對掃描文件進行按類按件處理,錄入后的文件必須與案卷中的文件順序一致,同一份文件內,按頁碼順序排列,橫排和豎排文字文件要符合從左至右、自上而下與自上而下、自右至左的閱讀習慣;卷內文件材料應區分下列情況,依序排列在一起:即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;原件在前,復制件在后;轉發文件在前,被轉發文件在后;重要法規性文件的歷次稿依次排列在定稿之后;非訴訟案件結論、判決性文件材料在前,依據材料在后;其它文件材料按照"遵循文件的形成規律,保持文件之間有機聯系"的原則進行排列。要求錄入的準確率100%。錄入完畢后對錄入信息進行檢查。

7、錄入校對

錄入校對為數據的一校,圖像的二校,同時兼顧目錄校對。目的對著錄數據、掃描文件質量、錄入的正確率做最后一次檢查,要求必須對照檔案逐一排查,確保以上三項指標的質量與正確性,對錯誤及質量不符合要求的文件或數據及時糾正,此道工序完成后各項綜合性指標確保在99.8%以上。

目錄校對:逐條校對確保每條數據與原文件的一致性,包括案卷的完整性、卷內文件的完整性及卷內文件與案卷關聯的正確性。

圖像校對:每張圖的可讀性、完整性及技術處理是否符合要求。

錄入校對:每條數據所錄入的文件的順序的正確性、掃描文件的完整性、可讀性逐一檢查。

8、檔案查詢

檔案掃描成電子檔案后即可對其進行查詢,輸入一些基本查詢條件,獲取到與之對應的影像文件,如果該批檔案已錄入完成,可以查詢出數據信息。

9、質量抽檢

由乙方項目主管與工位組長共同協作構成質量監控,監控并抽檢已經完成的工序質量。各組組長分別定期抽檢本組完成任務的質量情況,并協助項目主管對最終加工結果組織抽檢。甲乙雙方項目管理人員主要對最終加工結果進行抽檢。

分組抽檢要求各組的抽檢范圍不少于本組完成任務總數的10%。

10、數據統計及報表打印

統計已經完成的成果信息,并生成數據統計報表。統計內容為不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條目(案卷、卷內)、掃描頁數、圖像大?。∕B)、圖像色度信息等。

打印加工完畢并質檢合格批次的檔案卷目錄、件目錄等所需報表。

10、數據統計及報表打印

統計已經完成的成果信息,并生成數據統計報表。統計內容為不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條目(案卷、卷內)、掃描頁數、圖像大?。∕B)、圖像色度信息等。

打印加工完畢并質檢合格批次的檔案卷目錄、件目錄等所需報表。

11、數據光盤制作

將所有待進行批量上載的數據進行硬盤備份;并且將錄入完成的TIFF文件條目存儲為XML格式,與該數據相關所有的報表按照檔案的歸檔年度排序刻錄成光盤,要求同份內容刻錄兩套并提供光盤瀏覽軟件,實現該光盤內數據的瀏覽、查詢及導出。

光盤表面用油性軟筆醒目標注光盤編號、刻錄日期、格式(TIFF或者PDF)。禁止在光盤上粘貼標簽,或用可能劃傷光盤反射層的硬筆在光盤表面進行書寫。要求用4.5GB的DVD-R,刻錄內容不應超過4.2GB。光盤介質上提供的影像文件、編目文件必須單獨存放,不能打包成zip/rar或其他格式存放。同份檔案的影像文件必須存放在同一張光盤上,不允許分拆。

光盤備份完畢后制作光盤備份清單,將光盤和光盤備份清單一并移交光盤備份檢查處進行刻錄質量檢查。

12、光盤檢查

檢查已經刻錄好的光盤可讀性及數據格式命名等是否達到標準要求。

運行光盤可讀性檢查程序,檢查已經刻錄好的光盤在光驅上的可讀性,確認已經刻錄的光盤不存在文件讀取問題;

通過程序檢查目錄生成目錄列表,察看目錄規則或文件命名是否符合預定規則,并與光盤說明對照內容是否完整。

13、檔案歸還及數據光盤提交

乙方將抽檢通過的檔案資料批次按要求裝箱,按照原始檔案清單進行核對,核對無誤后簽字確認,移交給甲方。將抽檢通過的數據加工光盤、統計表、報表、光盤備份清單以及所有數字加工過程產生的處理單、數據備份光盤移交給甲方,并制作相應的移交清單經雙方簽字確認。

14、數字化驗收

數字化后由甲方整體驗收包括檔案整理、目錄錄入的準確率、文件掃描質量、掛接的正確率、破損文件的托裱修復、移交數據的完整性、檔案實體的完整性等內容。如驗收不合格則由乙方無條件返工重做。



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